Journaux
La page Journaux centralise la surveillance des conversations, messages et de l'utilisation de l'assistant IA. Suivez l'activité, analysez les performances et contrôlez le stockage des données et les accès.
Politique de sauvegarde des conversations
La politique de sauvegarde des conversations détermine comment l'assistant IA gère et stocke les interactions des utilisateurs au sein de la tâche de chat de l'assistant IA. Choisissez parmi trois approches :
Toutes les conversations sont sauvegardées et accessibles aux utilisateurs de cet assistant.
Préserve l'historique complet des conversations. Idéal pour :
- Collaboration d'équipe - Tous les membres de l'équipe peuvent voir le contexte complet
- Continuité des connaissances - Les discussions précédentes restent disponibles pour référence
- Objectifs de formation - Historique complet des interactions pour l'analyse
- Support client - Contexte complet des problèmes et solutions des utilisateurs
Paramètres de visibilité pour les journaux
Après avoir choisi ce à stocker, contrôlez qui peut consulter les journaux. Ce paramètre est indépendant de la politique de sauvegarde :
- Partager avec tous les utilisateurs de l'assistant IA — Tous les utilisateurs de cet assistant peuvent consulter les journaux et l'historique des conversations
- Non partagé — Les journaux sont complètement privés et non visibles par personne
- Partager avec le propriétaire de l'assistant IA — Seul le propriétaire de l'assistant (généralement le créateur) peut consulter les journaux
Matrice de référence rapide
Comment la politique de sauvegarde et les paramètres de visibilité interagissent :
| Politique de sauvegarde → / Visibilité ↓ | Tout stocker | Stocker anonymisé | Tout supprimer |
|---|---|---|---|
| Partager avec tous les utilisateurs de l'assistant IA | Tout le monde voit les journaux complets | Tout le monde voit les journaux anonymisés | Aucun journal n'existe |
| Partager avec le propriétaire de l'assistant IA | Seul le propriétaire voit les journaux complets | Seul le propriétaire voit les journaux anonymisés | Aucun journal n'existe |
| Non partagé | Personne ne voit les journaux | Personne ne voit les journaux | Aucun journal n'existe |
Rétention des conversations
La rétention des conversations vous permet de supprimer automatiquement les conversations anciennes selon une planification récurrente, afin que vos journaux ne grossissent pas indéfiniment. C'est le pendant temporel de la politique de sauvegarde : la politique de sauvegarde décide ce qui est stocké, tandis que la rétention décide combien de temps cela est conservé.
La rétention peut être configurée à trois niveaux, chacun remplaçant le niveau supérieur :
- Valeur par défaut du système — définie par les administrateurs de la plateforme, s'applique partout sauf si elle est remplacée.
- Organisation — remplace la valeur par défaut du système pour les conversations du chatbot général d'une organisation (voir Organisation → Configuration).
- Assistant — remplace les deux pour les conversations d'un seul assistant. C'est ce que vous configurez ici, depuis la page Journaux.
Les conversations épinglées ne sont jamais supprimées, à aucun niveau.
Ouvrez la configuration depuis l'onglet Conversations de la page Journaux à l'aide du bouton Politique de rétention (vous devez disposer d'un accès en écriture à l'assistant) :
Activer la rétention
Par défaut, la rétention est désactivée et les conversations sont conservées indéfiniment.
Activez l'interrupteur pour faire apparaître les contrôles de la période de rétention . Choisissez un préréglage rapide (7 jours, 30 jours, 90 jours, 1 an) ou définissez une valeur personnalisée avec le sélecteur et l'unité (jours / mois / années).
Planification et exécution manuelle
Lorsque la rétention est activée, le résumé de la planification et les commandes d'exécution manuelle apparaissent automatiquement dans la carte de période :
- Planification — la rétention s'exécute automatiquement chaque nuit. La carte indique la dernière exécution, la prochaine exécution, et le nombre de conversations actuellement en attente de suppression lors de la prochaine exécution.
- Exécuter la rétention immédiatement — lance le nettoyage immédiatement au lieu d'attendre l'exécution nocturne.
Enregistrer vos modifications
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour appliquer la politique. Une confirmation résume ce qui va se passer — la période, le nombre de conversations correspondantes et la planification nocturne — avant tout enregistrement.
Pourquoi utiliser les journaux ?
Les journaux fournissent des informations sur les performances et l'utilisation de l'assistant IA via son interface de chat dédiée :
- Surveillance de l'activité — Suivez les volumes de messages et de conversations pour comprendre les modèles d'utilisation
- Analyse des sources de données — Identifiez quelles sources de données sont les plus fréquemment consultées et utiles
- Assurance qualité — Trouvez et traitez les messages sans réponse pour améliorer l'expérience utilisateur
- Engagement des utilisateurs — Analysez les modèles et tendances d'utilisation pour optimiser votre assistant
- Santé du système — Surveillez les métriques de performance et identifiez les problèmes potentiels
- Conformité — Maintenez des enregistrements pour les pistes d'audit et les exigences réglementaires
Fonctionnalités du tableau de bord des journaux
Le tableau de bord des journaux surveille et gère l'activité de l'assistant IA :
Aperçu & Analytique
Le tableau de bord principal affiche :
- Métriques clés — Total des conversations, messages et utilisateurs actifs
- Graphiques d'activité — Tendances visuelles dans le temps pour identifier les modèles
- Paramètres actuels — Votre Politique de sauvegarde et vos Paramètres de visibilité actifs en un coup d'œil
- Mises à jour en temps réel — Surveillance en direct de l'activité actuelle
- Recherche dans les journaux — Recherchez des conversations et des messages spécifiques pour une analyse approfondie
Analyse des sources de messages
Suit quelles sources de données sont utilisées le plus efficacement :
- Statistiques d'utilisation des sources — Voir quels fichiers et documents sont consultés le plus fréquemment
- Capacités d'exportation — Télécharger les données d'utilisation pour une analyse approfondie
- Colonnes personnalisables — Configurer le tableau pour afficher les métriques qui vous importent
- Informations sur les performances — Identifier quelles sources fournissent les meilleures réponses
Messages sans réponses
Identifie les messages auxquels l'assistant n'a pas pu répondre de manière satisfaisante :
- Réponses échouées — Voir les messages qui n'ont pas reçu de réponses satisfaisantes
- Analyse du contexte — Comprendre pourquoi certaines questions n'ont pas reçu de réponse
- Création de Q&R — Convertir les interactions problématiques en nouvelles entrées Q&R
- Amélioration continue — Utiliser ces données pour améliorer la base de connaissances de votre assistant
Gestion des utilisateurs
Surveille et gère la base d'utilisateurs de l'assistant :
- Répertoire des utilisateurs — Liste complète des utilisateurs qui ont interagi avec votre assistant
- Statistiques d'utilisation — Nombre de conversations et niveaux d'engagement par utilisateur
- Données géographiques — Informations de localisation (si disponibles) pour l'analyse des utilisateurs
- Gestion des comptes — Dates de première vue et suivi de l'activité des utilisateurs
- Contrôle des données — Supprimer les journaux pour des utilisateurs spécifiques si nécessaire
Meilleures pratiques
Appliquez ces directives pour maximiser la valeur des journaux tout en maintenant la sécurité et la conformité :
Choisir les bons paramètres
- Tout stocker — Idéal pour les équipes internes où le contexte complet est précieux
- Stocker anonymisé — Idéal pour les assistants publics ou lorsque la confidentialité est importante
- Tout supprimer — Parfait pour les environnements de test ou les exigences strictes de confidentialité
Directives de visibilité
- Définissez la Visibilité pour correspondre à votre modèle de conformité (suivez le principe du moindre accès)
- Tenez compte des politiques de gouvernance des données de votre organisation
- Examinez régulièrement qui a accès aux données de conversation sensibles